Il est temps de repenser l’usage de la boite mail, cet outil essentiel pour la communication personnelle et professionnelle.
Bien utiliser sa boîte mail Microsoft permet d'améliorer sa productivité, de gagner du temps et de maintenir une communication efficace.
Dans notre métier d’infogérant, nous constatons trop souvent des cas de boites mail bloquées par manque d’entretien de la part de leur utilisateur.
Pour résoudre le souci d’une boite mail saturée, rien de plus simple que de la nettoyer. Une solution simple, mais fastidieuse.
Pourtant, il suffit d’appliquer des bonnes pratiques au quotidien.
Connaissez vous la méthode GTD (Get Things Done) ?
Cela consiste à réaliser pour chaque information l’une de ces actions : Supprimer, classer, répondre, transférer, déléguer.
Posez vous la question pour chacun de vos mails :
- Si vous supprimez un mail, pensez à vider régulièrement votre corbeille
- Lorsque vous classez un mail, penser à enregistrer les pj sur votre réseau et si l’information réside uniquement dans cette dernière alors supprimez le mail.
- Une fois que vous répondez à un mail, vous n’avez pas l’utilité, sauf raison exceptionnelle, de garder une trace de cet envoi. Pensez alors à vider votre boite d’envois.
- En décidant de transférer un mail, vous souhaitez intégrer un intervenant à la tâche ou déléguer le projet. Dans les deux cas il est préférable de réajuster la liste des contacts concernés par ces mails.
En moyenne un salarié recevrait 144 mails par semaine, 331 pour les dirigeants d’entreprise*
L’abondance de mails reçus et émis plombe non seulement votre productivité et votre moral mais également votre empreinte environnementale.
L’email est un système de communication et d’échange asynchrone qui, malheureusement, est devenu un mode de communication instantané. Il est donc urgent qu’il reprenne la place qui lui échoit… à savoir : transmettre des informations globales dont le contenu, s’il est à conserver, doit être enregistré sur le réseau et non conserver dans le dossier de réception.
Nous ne comptons plus aujourd’hui le nombre de messageries permettant d’échanger de manière instantanée et rapide (Skype, Teams, Discord, WhatsApp…). Pourquoi s’en priver ?
En suivant ces conseils, vous pouvez améliorer considérablement l'utilisation de votre boîte mail Microsoft et gagner en efficacité dans votre communication quotidienne.
Profitez-en également pour donner l’exemple à vos interlocuteurs en leur proposant un appel téléphonique ou un échange Teams pour discuter d’un point précis.