Dans une PME, l’arrivée ou le départ est un moment clé qui impactent la productivité immédiate et la sécurité du Système d’Information (SI).
Historiquement gérés par l’interne, ces processus sont de plus en plus externalisés. Ostin, en tant que société d’infogérance, garantit une gestion fluide, rapide et sécurisée du cycle de vie numérique du premier jour d’un collaborateur à son dernier.
L’onboarding : intégration accélérée et sécurisée (l’incoming du personnel)
L’Onboarding (ou intégration) est le processus qui permet à un nouvel employé d’être immédiatement opérationnel. Une intégration mal gérée peut entraîner des retards de production et des frustrations. Ostin transforme ce défi en une expérience plug-and-play.
Notre mission : réduction des délais, accès juste
- Réception de la fiche entrée
Validation avec Ostin du modèle de fiche existant (personnalisation possible si nécessaire). A compté de l’envoi de la fiche, Ostin prévoit 12 jours ouvrés avant livraison opérationnelle du nouveau poste. - Commande ou récupération dans le stock du matériel
Préparation, configuration et livraison d’un poste de travail sécurisé et prêt à l’emploi. Le nouvel arrivant travaille dès le premier jour. - Gestion des comptes (IAM)
Création des identifiants uniques, des boîtes mail et des accès aux applications métiers (CRM, ERP, Cloud). Application immédiate du principe du moindre privilège (n’accéder qu’à ce qui est nécessaire). - Sécurisation du poste
Installation des logiciels de sécurité, chiffrement, connexion sécurisée au VPN, et application des politiques de sécurité de l’entreprise. Protection de l’appareil avant même sa connexion. - Formation initiale au support
Présentation du canal d’assistance (hotline) dédié, afin que l’employé sache où s’adresser en cas de problème technique.
Le bénéfice principal : vous gagnez en efficacité RH et opérationnelle. Le personnel interne est libéré des tâches techniques chronophages, permettant de se concentrer sur l’intégration humaine et métier du nouveau collaborateur.
L’outboarding : sécurité, conformité et désactivation totale (l’outgoing du personnel)
L’Outboarding (ou Offboarding/départ) est la phase la plus critique en termes de cybersécurité pour une PME. Un compte actif oublié est une faille de sécurité potentielle. Ostin garantit une coupure nette et une gestion conforme des données.
Notre mission : sécurité totale, traçabilité parfaite
- Désactivation des accès
Révocation immédiate et simultanée de tous les identifiants et mots de passe (e-mail, Cloud, applications, VPN) à une heure précise. C’est la neutralisation instantanée du risque d’accès non autorisé. - Récupération et audit du matériel
Coordination de la récupération du matériel de l’entreprise (ordinateurs, téléphones). Le disque dur est systématiquement effacé de manière sécurisée pour éviter toute fuite de données résiduelles. - Transfert et archivage des données
Garantie que tous les fichiers de travail et l’historique des e-mails du collaborateur sont sauvegardés, transférés au responsable (ou à son remplaçant) et archivés selon les exigences légales du RGPD (période de conservation). - Mise à jour des licences logiciels
Suppression ou réattribution de la licence d’utilisation du collaborateur pour maîtriser les coûts et garantir la conformité des outils.
Le bénéfice principal : vous vous assurez une conformité réglementaire (protection des données) et une sécurité maximale contre les fuites d’informations, qu’elles soient accidentelles ou malveillantes.
Un bon onboarding augmente la productivité de 70% durant les premiers mois*
En confiant la gestion de l’Onboarding et de l’Outboarding à Ostin, vous :
- industrialisez vos processus : l’usage des procédures testées mais personnalisables, élimine le risque d’oubli et garantit la même qualité de service à chaque fois.
- gagnez en réactivité sécuritaire : le temps de réaction entre l’annonce du départ et la désactivation des accès peut être instantané.
- vous concentrez sur votre cœur de métier : les services Direction et RH, moins distraits par des configurations techniques, peuvent se focaliser sur l’accompagnement humain de leurs équipes.
L’infogérance Ostin se positionne comme un partenaire stratégique des Ressources Humaines. Nous facilitons et sécurisons le début et la fin de l’aventure de chaque collaborateur.
