L’informatique est-elle un poste de dépense ou une source de valeur ? La réponse est : les deux à la fois. Maîtriser son budget informatique est primordial pour une entreprise. Il s’agit de trouver un bon équilibre. En effet, des coûts trop élevés détériorent la rentabilité alors qu’un investissement trop faible freine le développement.
Un contrat de maintenance informatique vous garantit un système fiable, performant et sécurisé. Mais est-ce rentable ? Pour le savoir, il faut prendre en compte l’activité de l’entreprise dans son ensemble. Un budget informatique à moindre frais génère des coûts et un manque à gagner alors que le bon logiciel peut avoir un retour sur investissement important. Pas simple à évaluer car cela demande des compétences techniques. Nous vous aidons !
Réduire les dépenses informatiques
Le principe d’un contrat de maintenance informatique sur mesure est de correspondre parfaitement aux besoins et au budget de l’entreprise. Il est dimensionné en fonction de la taille du parc informatique et de l’infrastructure réseau. Par conséquent, le budget informatique est abaissé au minimum tout en garantissant le bon fonctionnement. Ceci est rendu possible grâce à l’expertise technique du prestataire qui aura préalablement réalisé un audit du système d’information. Celui-ci doit donner des recommandations et proposer des solutions optimisées en fonction de la situation de l’entreprise et de ses objectifs à plus long terme.
La vision d’ensemble et la capacité à faire les bons choix techniques permettent ainsi au prestataire informatique de faire réaliser des économies à l’entreprise. Car les sous-domaines liés à l’informatique sont nombreux : bureautique, infrastructure réseau, logiciels métiers, outils collaboratifs, télécommunications, impression, licences, sauvegardes, hébergement…
Visibilité sur les coûts
Avec un contrat d’infogérance, on sait exactement quel va être le budget informatique sur plusieurs années. Tout d’abord le tarif de la prestation est négocié et garanti par un contrat annuel. Même l’augmentation annuelle des tarifs est encadrée ! Ensuite, certaines dépenses peuvent être plus facilement contrôlées et planifiées, comme celles liées au renouvellement des matériels et des licences. Mais surtout, le recours à un prestataire de maintenance informatique offre une bien plus grande fiabilité des systèmes. Fini les mauvaises surprises. On réduit ainsi les risques de coûts supplémentaires liés aux pannes et aux incidents comme la perte de données non sauvegardées ou le piratage.
Avant de vouloir faire des économies immédiates en rognant sur l’informatique, il vaut mieux y réfléchir à deux fois. Quel impact financier aurait un ralentissement ou même un arrêt temporaire de l’activité de l’entreprise en cas de problème informatique ?
Budget informatique insuffisant et coûts cachés
Le chef d’entreprise connaît bien certaines dépenses informatiques. Il y a les matériels, ordinateurs, serveurs, et autres routeurs. Puis il y a les logiciels, de facturation, de comptabilité, CRM, etc… Et encore les licences Microsoft, l’antivirus, le contrat de location du copieur, le forfait internet et téléphone, l’hébergement du site web…
Mais connaît-il aussi bien les coûts indirects d’un système informatique qui n’est pas au niveau ? Quel est le coût du manque d’efficacité ou de productivité de l’entreprise ? Un commercial qui n’a pas accès à sa fiche client en déplacement, des ordinateurs qui rament ou plantent régulièrement… Avez-vous déjà mesuré la contribution de l’informatique dans la satisfaction des clients ? Avez-vous évalué le manque à gagner lié à une informatique sous-dimensionnée ? Combien de chiffre d’affaires ou de marge en moins ?
Contrat d’infogérance ou équipe informatique en interne ?
Avant tout il faut rappeler que l’informatique est un métier qui exige des compétences. On a vu quantité de PME engluées dans des projets informatiques interminables pilotés en interne. De même, trop d’entreprises ont regretté les mauvais choix techniques faits par des collaborateurs insuffisamment qualifiés.
Ensuite, croire qu’ externaliser la maintenance informatique est coûteux est une idée reçue. C’est au contraire une solution idéale pour les petites structures. D’une part cela évite de créer un poste en interne et d’autre part, cela donne accès à des ressources mutualisées donc plus économiques et plus flexibles. De plus, le prestataire met à disposition de ses clients des équipes pluridisciplinaires dont il dispose lui-même ou en faisant appel à des partenaires éprouvés. Ainsi ses clients bénéficient d’un panel de compétences et de solutions plus larges. De quoi s’adapter parfaitement à leurs besoins immédiats comme futurs.
Décuplez votre potentiel grâce à l’informatique
Les compétences plus larges offertes par un prestataire en infogérance sont une aide précieuse. L’informatique et le numérique sont devenues des composantes tellement imbriquées dans tous les processus de l’entreprise, qu’il est indispensable de les maîtriser pour en tirer profit. Un bon prestataire vous accompagnera dans votre transformation digitale pour ne pas passer à côté des opportunités qu’elle génère. Sur le plan du développement de l’activité ainsi qu’en matière d’organisation. Alors, pensez à vos équipes ! Ce sont elles qui créent la valeur, qui mettent au point de nouveaux produits, qui exploitent vos données, qui imaginent de nouveaux services… Vos salariés apprécieront des outils plus performants améliorant à la fois leur bien-être au travail et leur productivité. Nous vous invitons à lire l’étude du Cigref sur la valeur des projets de transformation numérique pour les entreprises.
Se faire aider pour rentabiliser
Confier la maintenance à un professionnel est le premier pas. Pour une disponibilité maximum, il faut suivre le votre système informatique de manière proactive et vous devez bénéficier d’un support permanent. Cela permet en outre de protéger votre réseau des cyberattaques. Un nombre croissant d’entreprises y sont confrontées car de nouvelles failles de sécurité sont découvertes régulièrement. De plus, les mesures de sécurité ainsi mises en place facilitent votre conformité au règlement sur la protection des données personnelles RGPD.
Ensuite, nous vous conseillons vivement de mettre en place une politique informatique pour gérer le cycle de vie des matériels. En effet, en anticipant, on harmonise et on améliore la fiabilité du parc, on maîtrise son budget et on réduit ses coûts.
Enfin, votre prestataire vous pousse à intégrer l’informatique dans votre stratégie de développement. Dès lors, l’informatique cesse d’être un frein et devient une source de valeur.
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